Om half zes trekt u als officemanager de kantoordeur dicht. Op een bureau ligt nog een personeelsdossier en de deur van de spreekkamer zit op slot. De schoonmaker komt straks, maar kan niet overal bij. De afspraak staat in de agenda. Toch blijft een deel van het werk liggen.
Bij periodieke kantoorschoonmaak verdient toegang net zoveel aandacht als de werkzaamheden zelf. Wie een schoonmaakbedrijf in Alphen aan den Rijn inschakelt, doet er goed aan vooraf een rondje door het kantoor te lopen. Niet om elk stofje aan te wijzen, maar om te zien waar iemand zelfstandig kan werken en waar u eerst iets moet regelen.
Een gesloten deur verandert de schoonmaakafspraak
Neem een spreekkamer die medewerkers na gebruik afsluiten. Op papier hoort die kamer bij de periodieke schoonmaak. In de praktijk kan de schoonmaker er alleen bij als iemand de sleutel beschikbaar stelt. Dan helpt een uitgebreid werkprogramma weinig.
Leg daarom vast welke deuren open mogen en wie de toegang regelt. Bespreek ook wat de schoonmaker doet wanneer een ruimte onverwacht bezet blijft. Slaat die de kamer over, of komt die op een afgesproken ander moment terug? Dat voorkomt dat u achteraf over dezelfde gemiste ruimte blijft praten.
Die afspraken gelden net zo goed wanneer u een schoonmaakbedrijf in Waddinxveen zoekt. De plaatsnaam bepaalt niet hoe uw kantoor functioneert. Uw sluitronde en de beschikbaarheid van ruimtes doen dat wel. R&G Schoonmaak werkt met persoonlijk contact en duidelijke afspraken; juist dit soort praktische details hoort in dat gesprek thuis.
Een vol bureau is geen uitnodiging om op te ruimen
Een medewerker ziet een stapel papieren als werk voor morgen. De schoonmaker kan daardoor maar een klein deel van het werkblad afnemen. Geen van beiden doet iets verkeerd, zolang u duidelijk maakt wat u van hen verwacht.
Vraag medewerkers hun vertrouwelijke stukken vóór het schoonmaakmoment op te bergen. Spreek vervolgens af dat de schoonmaker alleen vrijgemaakte bureaubladen afneemt en geen dossiers verplaatst. Schoonmaken en opruimen zijn verschillende werkzaamheden. Wie dat onderscheid overslaat, geeft de schoonmaker een onnodige keuze tussen iets laten liggen en aan andermans spullen zitten.
Maak het klein. Een bericht aan medewerkers dat zij op de afgesproken avond hun werkblad vrijmaken, is concreter dan het verzoek om ‘het kantoor netjes achter te laten’. U hoeft daarvoor geen hele kast leeg te halen. Het gaat om het oppervlak dat de schoonmaker volgens de afspraak moet reinigen.
Bespreek apparatuur apart. Een vrij bureau betekent niet automatisch dat de schoonmaker ook het beeldscherm of toetsenbord behandelt. Leg samen vast welke onderdelen bij het werk horen en welke behandeling bij het materiaal past. Zo voorkomt u dat iemand uit goede bedoelingen een handeling uitvoert die u niet had afgesproken.
Geef periodiek werk een bereikbaar moment
Sommige werkzaamheden vragen meer ruimte dan een gewone schoonmaakronde. Denk aan het reinigen van binnenglas in een spreekkamer. Als daar telkens een overleg plaatsvindt, schuift die taak gemakkelijk door. Reserveer voor dat werk een moment waarop de kamer vrij is.
Hetzelfde geldt voor een vensterbank die medewerkers als opslagplek gebruiken. Spreek af wie de spullen vooraf weghaalt. De schoonmaker kan dan het hele oppervlak behandelen, in plaats van telkens om dezelfde dozen heen te werken.
U hoeft niet iedere ronde zelf aanwezig te zijn. Wijs wel één contactpersoon aan voor afwijkingen. Die kan een melding over een afgesloten kamer beoordelen en zorgen dat de sleutel de volgende keer beschikbaar is. Vraag de schoonmaker te melden welke ruimte niet toegankelijk was en welk werk die daardoor niet kon uitvoeren.
Noteer bij een overgeslagen spreekkamer niet slechts ‘niet schoongemaakt’. Zet erbij dat de deur gesloten was. Dan weet u bij de volgende sluitronde precies welke deur nog open moet blijven.
